Prozessoptimiertes Arbeiten mit Microsoft Office WORD
Eine Vielzahl an Textverarbeitungsprogrammen, die uns bei der Erstellung und Bearbeitung von Texten behilflich sind, sind am Markt vertreten. Ein weltweit Eingesetztes ist das MS Word von Microsoft. Vielen Anwendern sind weiterführende Funktionen der Software dennoch fremd. Wie können Sie Word effektiv in Ihrem Unternehmen einsetzen und wertvolle Zeit sparen?
DIE STANDARDVORLAGE
In meinem Blog schreibe ich über das Howto mit der Standardvorlage im MS Word. Achtung! Hier geht es nicht um eine MS Word-Vorlage. Die Unterschiede finden sich in der Umsetzung und in der Anwendung. Während eine MS Word-Vorlage ein Geschäftsbrief, ein Vertrag oder ein Protokoll sein kann, als docx. im Vorlagen-Ordner landet und Gesellschaft unter den vielen anderen vorgefertigten, wild designten MS Word-Vorlagen erfährt, bleibt die Standardvorlage einsam. Das mag zwar traurig erscheinen, ist es aber, wenn man die Situation genauer betrachtet nicht! Dieses Dokument hat einen ultimativen Vorteil gegenüber den Designstücken. Es erscheint prompt beim Öffnen einer neuen MS Word-Datei und bietet damit eine Firmen-CI-Basis für alle weiteren Vorlagen, die entstehen können. Alle Formatvorlagen: Headlines, Sublines, Schriftart und -größe, Farbe, Absätze sowie das eingebettete Logo, sprich das komplette CD, können, wie es im Unternehmens-CI-Handbuch vorgegeben ist, angelegt werden. Sehr schön & vor allem äußerst effizient!
Die Mitarbeiter freuen sich. Sie brauchen keine Einstellung mehr vorzunehmen. Sie befinden sich am richtigen Pfad. Fauxpas & Irrwege ausgeschlossen.
Die Führungskraft freut sich. Seine Mitarbeiter arbeiten korrekt, effizient. Die Fehlerquelle liegt bei <= 0. Es bleibt mehr Zeit, sich um andere prozessoptimierende Abläufe zu kümmern.
Die Firmenleitung freut sich.
WIE KOMMEN SIE ZU DIESER FREUDE?
- MS Word aufrufen / Neues Dokument öffnen: Beim Aufrufen von WORD öffnet sich immer die Dokumentenvorlage „Normal.dotm“.
- Diesem Dokument sind Standardformatvorlagen (Word 2007: Calibri, pt 11, Seitenränder 2,5/2 cm, ect.) voreingestellt
- Dieses Dokument können Sie nun passgenau auf Ihr Unternehmen, mit allen Formatvorlagen anlegen
- Dokument unter folgendem Pfad speichern: C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Normal2.dotm
- Rufen Sie den Pfad über den Explorer auf, löschen Sie das Dokument „Normal.dotm“ und benennen Sie Ihr Dokument „Normal2.dotm“ in „Normal.dotm“ um.
- Nach Ihrem nächsten Word-Start finden Sie Ihr eingerichtetes Dokument prompt vor.
Hinweis: Wenn die Dokumentvorlage „Normal.dotm“ umbenannt, beschädigt oder verschoben wird, wird bei Ihrem nächsten Aufrufen von Word automatisch eine neue Version mit den ursprünglichen Standardeinstellungen (Default) erstellt.
