Effizient mit WORD #2: Vorlagen

Microsoft Office WORD und seine Vorlagen

Setzen Sie die Vorlagen von MS Word in Ihrem Unternehmen effektiv ein und Sie sparen wertvolle Zeit. Das ist eines der Hauptargumente. Soweit richtig, aber nur teilweise! Denn hinter Word-Vorlagen verbirgt sich wesentlich mehr.

CI-KONFORMES DESIGN GENIESSEN

Die Standardvorlage von Word („Normal.dotm“) im Corporate Design angelegt reicht oft nicht aus, wenn Sie unterschiedliche Dokumente wiederkehrend in Verwendung haben. Die Standardvorlage bietet mit seinen Formaten die Basis für die daraus resultierenden Briefe, Rechnungsformulare, Bestellungen, Verträge, Protokolle und Ähnlichem, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen und von mehreren Mitarbeitern aufgerufen & bearbeitet werden.

Es gilt nun für jedes Dokument das entsprechende Layout, sprich die statischen Texte für Kopf- und Fußzeilen, Textbausteine, Bilder, Eingabefelder, etc. einmal anzulegen und als Vorlage abzuspeichern. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Makros oder auch Tastenkürzel zu hinterlegen. Dadurch müssen, bei der Verwendung dieser, später nur die fehlenden spezifischen Informationen: Adresse, Text, etc. eingegeben werden.

WILDWUCHS VERMEIDEN

Mit Vorlagen wird ständiges Kopieren oder „Nachbauen“ vermieden. Ziel ist, von jedem Dokument nur jeweils eine Version im Vorlagen-Ordner vorzufinden. Zum einen soll Wildwuchs, sprich unterschiedliche Varianten im, vom Mitarbeiter selbst definierten Design, verhindert werden. Zum anderen sollen diese Vorlagen schnell und einfach für jeden im Unternehmen tätigen Mitarbeiter auffindbar und einsetzbar sein.

VERSIONEN-DESASTER VERHINDERN

Ein Überschreiben der Vorlagen ist nicht möglich. Jede aufgerufene Vorlage verlangt ein erneutes Abspeichern des daraus resultierenden Dokumentes. Die Vorlagen bleiben so vor ungewollten Änderungen geschützt.

DIE ERSTELLUNG IST DENKBAR EINFACH:

  1. MS Word aufrufen / Neues/Leeres Dokument („Normal.dotm“) öffnen
  2. Dieses Dokument können Sie nun entsprechend Ihren Vorgaben zu einer Vorlage anlegen: Briefkopf mit Logo, Adressfelder, vorgegebene Eingabefelder für ein Rechnungsdokument, Fußzeile, etc.
  3. Dokument (ab 2007) speichern unter: Word Vorlage dotx oder Word Vorlage mit Makros dotm. Die Vorlagen werden automatisch im Standardordner „Templates“ für Word Vorlagen abgelegt. Dies sollte nicht verändert werden, damit Sie die Übersicht über die Vorlagen behalten.
  4. Nach Ihrem nächsten Word-Start finden Sie Ihre Vorlagen neben dem Reiter „Empfohlen“ unter „Persönlich“ vor.

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